El Project Manager no trabaja solo, es parte y depende de su equipo. Formar un equipo de proyecto motivado, integrado y alineado a los objetivos del proyecto es todo un reto. Esta es una de las actividades propias de su función donde priman sus habilidades como líder, motivador, comunicador, mentor y hasta de consejero personal.
En mi equipo de proyecto quisiera lograr…
* Asimilar la visión: Dicho de otra forma que todos los integrantes entiendan ¿qué es el proyecto? ¿para qué es? ¿para quién es? ¿qué problema debe solucionar? ¿quiénes son los usuarios? ¿qué restricciones existen? Entre otras dudas más que irán saliendo.
* Entender la organización: Saber quiénes conformar el equipo, qué responsabilidades tienen, quien está del lado del cliente, identificar los demás stakeholders, quien aprueba los entregables y demás.
* Compartir la responsabilidad: El proyecto y sus productos se desarrollarán con premisas de calidad y con el cumplimiento de objetivos que cada uno de los integrantes debe asumir. Si bien es cierto, el responsable hacia el cliente final es el Project Manager, la responsabilidad de desarrollar el proyecto recae en todos sus miembros. Por ende, deben quedar establecidos los compromisos de responsabilidad de cada miembro.
* Participación activa en la planificación: El Project Manager no se inventa la planificación. Las actividades, el tiempo que estas toman, los recursos asignados, la estructura del trabajo (WBS) son parte de la planificación que deben realizarse en conjunto con el equipo. Por aquí comienza el compromiso!
* Comunicación en todos los niveles: Todos deben saber qué está pasando. Los miembros del equipo deben sentirse libres de comunicarse entre ellos. ¿Dónde estamos? ¿Cuánto falta? ¿Cuánto estamos atrasados y por qué? Son algunas de las preguntas que se requieren responder con constancia.
* Saber cuáles son los hitos: Igual que cuando estás en una carrera, el saber cuál es la próxima parada para abastecerse es ya algo motivante.
* Apertura a la retroalimentación: Se debe tener apertura a la opinión, a otros puntos de vista, a compartir los eventos y soluciones dentro del proyecto. Es importante que todos sientan y sepan que son parte del proyecto y de las decisiones que se toman.
* Alentar el aviso a las “malas noticias”: Es preferible saber una mala noticia a tiempo, esto permitirá tomar medidas. El acceso a la información, sea positiva o negativa es vital para el adecuado manejo de los riesgos en el proyecto.
* Conocer los límites: No solo se debe saber qué hay que hacer sino también que no hay que hacer. El equipo debe conocer el Alcance del Proyecto, y los límites del mismo. Lo clave es no hacer actividades fuera del Alcance, y por ende, no productivas o generadoras de valor.
* Manejar las individualidades: El equipo está conformado por individuos con necesidades, expectativas, conocimientos y personalidades diferentes. Cada uno es un mundo. Lograr la sinergia entre todos y crear la mejor armonía posible es un reto a conseguir.
* Celebrar logros: Ya sea a través de la intranet, por mail, en público o como sea, es importante comunicar los logros alcanzados por el equipo. Una celebración (evento especial) nunca estará demás, siempre es una buena herramienta de teambuilding.
